私たち営業部では毎日のように行っている名刺交換。

私も入社して20年以上経ちますが名刺交換の時はいつも気を遣います。

「ビジネスは名刺交換から始まる」という言葉もあるように名刺交換はその先のビジネスを円滑に進めるための入り口です。また名刺交換だけでその人の人間性や仕事ぶりを見破ることが出来るスペシャリストも存在します。場数をこなすと慣れるものですが、入社間もない頃は緊張でスムーズに名刺交換出来ない方も少なくはありません。そこで名刺交換の基本をお話しさせていただきます。

名刺はビジネスにおける大切なツール

名刺は、自分がその会社の人間であることを証明してくれるものです。いわば会社の保証付きの文書で取り扱いは大事にしなければなりません。退職する際に残った名刺を会社に返却するのもそれが重要な文書であるからです。名刺交換では、お互いの名刺をやりとりし付き合いを始めることになりますが、これは会社同士の交流でもあります。ですから名刺交換はとても重要なのです。名刺交換をうまく行うことは会社同士の付き合いをスムーズに始める意味もあるわけです

 名刺交換のポイント

1:名刺入れを素早く用意する
2:名刺入れから名刺を出し、名刺を両手で持つ
3:名刺入れは名刺の下に持つ
4:名刺を両手で差し出し、「株式会社○○ 営業部の田中太郎と申します」と略さず、会社名・肩書・フルネームを明瞭に述べる
5:相手も名刺を出している場合は、相手よりも低い位置で名刺を差し出す
6:相手も名刺を出している場合は、右手で名刺を差し出す
7:相手も名刺を出している場合は、左手で相手の名刺を受け取る
8:受け取った名刺にはすぐに右手を添える。名刺入れは受け取った名刺の下に持つ
9:相手の名刺を受け取ったと同時に「頂戴いたします。よろしくお願いいたします」と　元気よく述べる

名刺交換は急にする事はないので早いうちから名刺入れから取り出しておきましょう。相手の会社に訪問した場合には必ずこちらから名刺を差し出します。また名刺交換は「一番偉い人から順番に行う」のがマナーです。肩書の順番に行うのを忘れないでください。

名刺交換でしてはいけないこと

1:名刺を交換する際はテーブル越しなどに行わない
2:名刺は名刺入れから出すこと　(ポケットや財布から取り出すのはNG)
3:しわや折れのないきれいな名刺を渡すこと
4:名刺入れが汚れていないかにも気を付けること

名刺交換をする場合には、相手との間に何もない状態で行います。例えば、会議室のテーブル越しなどに行うのはNGです。名刺をスーツの胸ポケットから直接出すなどもまたNGです。名刺は必ず名刺入れに入れて持ち歩くようにしてください。財布から出すのもマナー違反と考えましょう。見た目も良くありません。

交換後の名刺は何処に？

クライアントとの打合せの間は受け取った名刺はテーブルに出しておく

名刺交換が終わり着席したら、受け取った名刺を相手の席に対応させてテーブルに並べます。例えば、あなたの右手、上手側から順番に「部長・課長・新人」と並んで座っているのであれば、名刺もそのように並べて置きます。名刺入れに相手の名刺をしまうのは、ミーティングなどが終わり、席を立つタイミングで行います。

名刺交換のワンポイントアドバイス

名刺交換はビジネスの始まりです。ここで相手に好印象を与えるようにしたいですね。相手の名刺を受け取り、自分の名刺を渡す際には、相手の目をしっかり見てほほ笑みながら、ゆっくり、しかしはっきりと自分の会社名・肩書・フルネームを述べます。名刺交換の際に、早口に発声する人や自分主張が強すぎる方がいますが、これは避けましょう。ほほ笑みながら明瞭に名乗ることで相手に好印象を残すことができます。

まとめ

名刺の渡し方・受け取り方を解説しました。毎日のように交わされる名刺交換。数が多くなればなるほどもらった名刺を紛失、処分したりして、いざ緊急時に連絡を取ろうにも連絡先が分からない。折角のビジネスチャンスを逃してしまう事も現実にはあります。

名刺はその会社の発行する文書の一つと考えましょう。あくまでも丁寧に扱わなければなりませんし、名刺交換の場では常に緊張するぐらいでちょうどいいのです。名刺交換に慣れても、決しておろそかにしないように気を配りましょう。また帰社後のお礼のメールも忘れずに。