文房具や備品の管理は手間ですし、出来れば簡単にしたいものですね。
弊社では、ボックスに文具が入っていて、在庫管理をまかされている総務がなくなったのに気づき発注するという流れになっています。
皆さんの会社ではどのように管理されていますか？

毎日じゃめんどう

コピー紙はもちろんペン、ポストイット、クリップなど様々な共有備品があると思います。
しかも在庫切れになるタイミングは一緒なわけはなくてなかなか一気に購入ということもできません。なので、期日を決めて確認しています。
弊社では、総務部会議の後に在庫確認と発注作業を行います。
管理の不備から頻繁に備品が切れてしまうようだと実際の業務に支障が出かねません。
日程を決めれば忘れることはありませんので！

方法を知る

全員が理解できる発注方法のサイクルを作る

1. 保管場所にないことに気付く→
2. 数の把握→
3. 担当者をきめて発注→
4. 履歴を残す

という具合にです。

④の履歴を残しておけば、発注頻度や発注時期の目処も立ちますので、余裕を持って発注することが可能ですし、万一、急遽手配する場合でも慌てることもなく発注することができます。

出来るだけわかりやすくする

使いたい文房具が『無くていらいらした』『必要なものを探すためにムダな時間をつかった』とこんな気持ちになりストレスを感じた経験はありませんか？
きれいにおくことではなく『必要なもの』を捨て、『必要でないもの』を使いやすくおくことによって在庫切れがわかりやすくなります。そういった日常からの環境づくりも必要です。

紙一枚でできます

コピー機使用中にコピー用紙がなくならないうちにちがう色の用紙をはさんでおく。
もう無くなるというところ辺りにに違う色の紙をはさんでおけばわかりやすい。具体的にはコピー用紙のストッカーの中、残り１００枚のところに色紙を一枚挿入しておきます。たったこれだけのことですが結構役立つと思います。積み重ねて置いている在庫に応用できるアイデアです。

備品に番号をつける

また、社内で使う封筒では箱の側面に番号をふり、数の大きい番号から使い始めて、最後の①がきたら手配するようにします。社員全員に見える化することで誰もが気づきやすい環境作りをしています。

まとめ

文具など管理・整理するには、『誰が』『いつ』『何を』購入するのかを明確にし、履歴を残しておくと「時間がかからない」「手間がかからない」というところがポイントで、発注作業の効率化に繋がることがわかります。
そして、誰もがルールを守ってくれるとさらに仕事の効率アップにもつながりストレスもなくなりますね。
大切なのはひとりひとりの意識というところでしょうか?
そして、総務の次の仕事として現状を見直し、適切な発注時期と量を見極めることで、コスト削減にも繋げていけるのではないか、と思います。